La empresa REFERENT diseña, fabrica y comercializa desde hace más de 25 años, un producto de consumo de alta calidad.

​Hasta hace un par de años las cosas no le iban nada mal.

En general, le compraban no teniendo grandes necesidades de salir a vender y como la rentabilidad era elevada, tenia una serie de distribuidores nacionales y extranjeros, que realizaban una gran parte de la labor de campo.

Su organización comercial estaba montada para soportar este modelo de trabajo.

Pero en estos dos últimos años, las cosas han cambiado, las ventas y los márgenes, han descendido en picado.

Albert, el propietario y director general de la compañía, hombre dinámico y con un amplia visión del mercado, dijo: “Mai he vist una cosa igual! ” Expresión frecuente en la actualidad.

LAS ALTERNATIVAS

Cerrar, vender, continuar…

Este carrusel giraba inexorablemente en la mente de Albert, durante las noches de insomnio.

¿Cerrar? aunque podía hacerlo,  representaba dejar en el paro a un grupo de personas con las que ha compartido el trabajo durante muchos años, además, Albert es un hombre activo, emprendedor por naturaleza.

¿Vender?, no es buen momento y en el fondo, seria traicionar al equipo, y al posible relevo generacional.

¿Continuar?, Si, pero no de esta forma, hemos de innovar, hemos de cambiar, para continuar con nuestra identidad.

EL CAMBIO

Se tenia que pasar a la acción: de esperar a que llegaran los pedidos, a conocer a los clientes, sus necesidades y anticiparnos con nuestras ofertas, nuestras campañas, explorar nuevos mercados…

Todo ello requería de un cambio de mentalidad, de unas reformas estructurales, de una revisión de productos, costes, cambio de política comercial…

Se decidió afrontar el problema con la ayuda de un CRM que diese un soporte de información y comunicación para definir, ejecutar y controlar la nueva organización.

En este caso se considero más adecuado implementar el ZOHO CRM. “L’Empresa no està per invertir molts diners en aplicacions sofisticades ni noves infraestructures. Partim de zero i necessitem solucions simples i àgils” , Dijo Albert y empezamos a DEFINIR.

Fin del primer capítulo.

Zoho, que dispone de un conjunto amplio de aplicaciones “cloud Computing” dispone de una versión para móviles que simplemente  accediendo a:  Zoho Mobile. e identificándonos accedemos a:

Podemos acceder al  correo, el calendario, los documentos (de texto, hojas de cálculo y presentaciones), Creator(formularios avanzados) y el CRM (versión beta).

El acceso es claro, sencillo y funcional, permitiéndonos una gestión total del correo y del calendario. En cuanto a los documentos permite visualizarlos. Únicamente  permite crear documentos de texto nuevo pero de manera muy simple.

La versión profesional y empresarial de ZOHO CRM dispone de uno de estos “WORKFLOWS”

En tiempo de ejecución nos permite, cuando creamos un nuevo registro o editamos alguno de sus campos, y de acuerdo con un criterio de valoración determinado, el CRM ejecuta algún tipo de alerta tal como un correo con una determinada plantilla a uno o varios usuarios o bién asignar automáticamente tareas a los usuarios, sobre la base de los criterios definidos en las normas.

El diagrama básico de funcionamiento:

Beneficios:

• Mejora la eficiencia al eliminar el trabajo manual de la asignación de tareas
• Reduce los costos operativos
• Mejora de procesos de negocio a través de métodos normalizados de trabajo

Un ejemplo de flujo de trabajo es el de anuncio de “oportunidad de gran negocio”: Esta regla se ejecutará cuando el importe de ventas y la probabilidad de ganar la oportunidad de negocio alcanza un valor significativo. Cuando esta regla se dispara, esta información se envía a la dirección y otros colegas en su equipo de ventas y asigna tareas de seguimiento.

El conocimiento, el control de la gestión, favorecen la productividad.

Este vídeo de SalesForce hace una clara y “comercial”  descripción del Cloud Computing

La  cosa empieza por el registro de referencias desde los contactos del Google Apps por ejemplo o bien de forma directa desde  el maps.

A partir de aquí y con ayuda de la web podemos hacer un primer filtro e incluso “ver la empresa” a través del Street View.

Con los diferentes tipos de marcadores podemos ir calificando la situación o estado de las referencias, establecer rutas de visitas para los agentes comerciales, técnicos…

Por ejemplo:

Estos mapas los podemos distribuir por sectores, campañas… y compartirlos con otros usuarios.

Cuando se concierta una primera visita se puede mandar al agente asignado un correo con el enlace de la localización de la referencia y a coordinarlo con el CRM relacional

Otra Cloud utilidad que facilita y organiza la captura de nuevas referencias y primeros contactos a añadir a nuestro ORG 2.0

A pesar de las inmensas posibilidades que hoy ofrece el software CRM, el mayor problema sigue siendo el mismo: fallos en la a estrategia de implantación y una falta en el análisis de la gestión del cambio.

En definitiva, que muchas personas y organizaciones, creen que eligiendo el mejor software CRM, tienen la solución.

Sin embargo, antes que elegir el software es más importante un buen planteamiento estratégico y no menospreciar lo que significará la gestión del cambio.

No obstante, la inversión que se necesita para poder adquirir un software CRM es muy grande, sin embargo  existen soluciones “Cloud Computing” de bajo coste y pago por uso.

Los gestores informáticos de CRM, s  son herramientas que nos hacen más fácil,  nos estructuran su implementación,  pero no tienen mentalidad ganadora.

La mentalidad ganadora la tenemos que poner los humanos.

Así que, si estás pensando en implantar software CRM en tu empresa, enhorabuena, pero recuerda que debes cuidar la selección e implementación.